Orçamento enviado e sem resposta: como retomar a conversa com o cliente de contador e escritório contábil

A seguir estão cinco perguntas, na ordem em que costumam fazer sentido depois do envio, cada uma com um modelo curto para adaptar ao seu escritório. Elas vêm depois de um olhar rápido sobre o que pode estar travando o empresário, e terminam com a despedida e com o que vale guardar para a próxima proposta.

O que trava o empresário entre a proposta e a resposta

O silêncio raramente quer dizer “não”. Pense em quem pediu proposta para abrir uma empresa: entre o pedido e a resposta, ele pode ter descoberto que o sócio ainda não decidiu entrar, que o ponto comercial atrasou ou que a dúvida entre continuar como MEI e mudar de enquadramento ainda não foi resolvida. Em todos esses casos, responder ao contador significaria admitir que ainda não sabe, e muita gente prefere não responder.

Há também o cliente que recebeu três propostas com valores diferentes e não entendeu por que uma inclui folha de pagamento e a outra não. Comparar honorário mensal sem comparar o que está incluído é difícil para quem não é da área. Se for esse o caso, insistir no prazo não ajuda; explicar o escopo, sim.

Primeira pergunta: a proposta cobriu o que você precisava?

É a retomada mais leve, boa para os primeiros dias depois do envio. Ela não pergunta se o cliente decidiu; pergunta se você entendeu o pedido.

[Nome], é o [seu nome], contador do [nome do escritório]. Revendo a proposta que mandei para a [abertura da empresa / contabilidade mensal], fiquei pensando se ela cobre tudo o que você precisa. Ficou faltando algum serviço que você esperava ver ali?

Se a resposta vier, você ganha informação para ajustar. Se não vier, a pergunta seguinte muda o foco.

Segunda pergunta: algum termo da proposta ficou confuso?

Proposta contábil tem palavras que o empresário não usa no dia a dia: pró-labore, obrigações acessórias, fechamento mensal. Uma lista curta em linguagem simples, mandada como resposta a essa pergunta, esclarece mais do que reenviar o PDF.

[Nome], sei que proposta de contabilidade tem muito termo técnico. Se quiser, te explico em poucas linhas o que entra no valor de [valor] por mês e o que seria cobrado à parte. Prefere por mensagem ou numa ligação rápida?

Desconto e condição especial ficam fora da mensagem. Se o escritório não tem condição diferente, não invente uma para reabrir a conversa. Perguntas como esta também viram conteúdo para o perfil; a lista de temas de posts que respondem objeções antes da conversa ajuda a transformar as dúvidas mais comuns em posts.

Terceira pergunta: o momento ainda é este?

Serve para o cliente que talvez tenha adiado a decisão. Ela tira dele o peso de ter de explicar.

[Nome], às vezes a abertura da empresa muda de data por motivos que não dependem da gente. Os seus planos continuam para [período combinado] ou é melhor eu retomar a proposta mais adiante?

Para o MEI que pediu proposta de transição, a mesma pergunta pode citar a dúvida de enquadramento, sem dar diagnóstico por mensagem: a análise do caso fica para a conversa formal.

Quarta pergunta: falta algum documento para eu ajustar?

Às vezes o cliente para de responder porque o contador pediu documentos que ele não sabe onde estão: contrato social antigo, extratos, notas do último trimestre. Por educação, ele prefere sumir a dizer que não achou. A pergunta transforma o documento em algo que você ajuda a resolver.

[Nome], se algum documento da lista estiver difícil de achar, me avisa qual. Dá para eu começar o serviço só com [documentos essenciais] e o restante vem depois, dentro do prazo de [prazo].

Lembre: não peça senha, dado bancário nem documento pelo direct do Instagram. Documento vai pelo canal que o escritório usa para isso.

Quinta pergunta: prefere que eu encerre por aqui?

Depois de duas ou três tentativas sem retorno, a última mensagem é um encerramento educado. Ela teria mais chance de resposta do que as anteriores, porque o cliente percebe que pode dizer não sem constrangimento.

[Nome], vou arquivar a proposta de [abertura da empresa / contabilidade mensal] por enquanto, para você decidir sem mensagem minha no meio. Se a ideia de [abrir a empresa / trocar de contador] voltar, é só me chamar que eu atualizo os valores.

Se o cliente responder só para agradecer, registre isso: ele pode voltar quando o enquadramento ou o sócio se resolver.

Quando parar e o que anotar

Depois da mensagem de encerramento, pare. Nem toda proposta precisa passar pelas cinco perguntas: use as que fizerem sentido para aquele cliente. Mais mensagens transformam um contato útil em incômodo, e a pessoa que um dia volta a precisar de contador lembra de quem respeitou o espaço dela. Para a próxima proposta, anote:

• qual serviço o cliente pediu e qual você enviou;
• em que etapa ele parou de responder;
• a razão, se ele contou (escopo, valor, momento, sócio);
• quais termos geraram dúvida.

Com essas anotações, a próxima proposta já sai com a explicação que faltou. Na divulgação do escritório, siga o que o conselho de contabilidade (CRC) estabelece para publicidade e não prometa resultado, como economia de imposto. Para o perfil explicar os serviços sem texto forçado, veja como vender no Instagram sem escrever textos forçados.

Dúvidas sobre retomar proposta contábil sem resposta

Uma ligação funciona melhor que a mensagem?

Depende do cliente. Se ele já aceitou ligação antes, pode ser; senão, ofereça a ligação por mensagem e deixe que ele escolha.

O MEI respondeu que ainda não precisa de contador. Insisto?

Não. Diga em uma frase em que situação o escritório pode ajudar e deixe a proposta à disposição; a análise do enquadramento fica para quando ele pedir.

O cliente pediu para eu mandar a proposta para o sócio. Mando direto?

Peça ao cliente que apresente vocês dois ou que autorize o envio. Proposta com dados da empresa só vai para quem ele indicar.