Saudação, ausência e respostas rápidas do WhatsApp Business em restaurante: como configurar sem soar robô

O WhatsApp Business oferece três recursos para isso: saudação, ausência e respostas rápidas. Cada um tem uma regra de envio diferente e pede um tom diferente, porque o primeiro fala com quem chegou agora, o segundo com quem escreveu na hora errada e o terceiro sai da mão de alguém da casa. Com os três afinados, salão e cozinha repetem bem menos a mesma resposta.

A voz da casa num texto que ninguém digitou

Antes de configurar, escreva numa folha como o restaurante cumprimenta quem chega à porta. É mais “boa noite, mesa para quantos?” ou “chega mais, hoje tem feijoada”? Esse é o tom dos textos automáticos.

Todo texto automático do restaurante precisa de três informações:

• Quem fala: o nome do restaurante, não o de uma pessoa que pode não estar lá.
• Quando alguém lê: o horário de atendimento, ou “assim que o serviço acalmar”.
• Como seguir: onde está o cardápio, como reservar, para onde ligar se for urgente.

Daí eu tiro uma regra prática: se a frase só seria verdade com alguém digitando naquele segundo, ela não entra no automático.

Saudação: para quem chega pela primeira vez

Segundo a ajuda do WhatsApp, a saudação é enviada automaticamente quando o cliente fala com a empresa pela primeira vez ou volta depois de um período sem conversa (hoje, 14 dias, número que pode mudar). Quem conversou com você dentro desse prazo não recebe. O celular precisa estar conectado à internet para o envio acontecer.

Como a saudação chega para quem ainda não conhece a casa, ela pode apresentar o restaurante em uma linha:

Boa tarde, aqui é o [Nome do Restaurante], cozinha [estilo] no [bairro]. Esta é uma mensagem automática; alguém do salão lê tudo e responde no horário de atendimento, [horário]. Cardápio: [link]. Para reserva, mande data, horário e número de pessoas.

Evite colocar o prato do dia na saudação. Ele muda todo dia e o texto automático não.

Ausência: para quem escreve quando ninguém pode olhar

A mensagem de ausência avisa que a empresa não está disponível. Pela ajuda do WhatsApp, ela pode ir sempre, num horário programado ou fora do horário de atendimento, e esta última opção só aparece se o horário estiver preenchido no perfil comercial.

No restaurante, cada modo serve a um momento:

Um exemplo para o pico, sem fingir que alguém está ali:

Estamos no meio do serviço do [almoço/jantar] e o celular fica longe do salão até [horário]. Sua mensagem fica guardada. Se for sobre mesa para hoje, ligue no [telefone].

Para quem vai cada mensagem

O WhatsApp deixa escolher os destinatários da saudação e da ausência: todos, todos menos os contatos salvos, todos menos alguns, ou só alguns.

No restaurante, os contatos salvos costumam misturar fornecedor de hortifrúti, entregador de bebidas, equipe e cliente que reserva toda semana. Decida por grupo:

1. Fornecedor e equipe não precisam de “seja bem-vindo”; use a exceção para eles.
2. O cliente fiel já sabe o horário, mas a ausência no pico ainda ajuda.
3. Grupos de comemoração que estão fechando uma data podem ficar de fora da ausência programada, se você estiver acompanhando a conversa.

Respostas rápidas: o atalho que ainda passa pela sua mão

Respostas rápidas são atalhos para mensagens de texto e de mídia que você envia com frequência. A ajuda do WhatsApp diz que dá para salvar até 50 (número que pode mudar) e que a barra no campo de texto mostra a lista. Com o horário e o endereço do perfil comercial, o próprio WhatsApp Business monta algumas respostas padrão, e é por isso que a ajuda pede todos os campos preenchidos. Ela diz ainda que perfil completo faz a empresa receber menos perguntas sobre horário.

Como alguém da casa escolhe e envia cada uma, aqui o texto pode ser mais pessoal. Sugestões de atalho:

• /reserva: “Anotado. Mesa para [número] pessoas, [dia], às [horário], em nome de [Nome]. Se mudar algo, é só avisar por aqui.”
• /espera: “Agora a espera está em torno de [tempo]. Se quiser, coloco seu nome na lista e aviso quando a mesa liberar.”
• /grupo: “Para grupos acima de [número] pessoas, montamos a mesa com antecedência. Me conte a data, o horário e se é comemoração.”

Ajuste nome e detalhe antes de enviar. Ideias de frase de convite estão nas chamadas para ação para restaurante.

Reclamação, alergia e grupo grande: sempre com alguém da casa

Reclamação de prato, pergunta sobre alergia, cancelamento de grupo e encomenda fora do cardápio pedem gente. O texto automático não orienta sobre ingrediente nem saúde; no máximo diz que alguém vai responder.

Existe ainda o Meta Business Agent, a IA da Meta que, segundo a ajuda do WhatsApp, responde clientes em algumas empresas e países e desliga a saudação e a ausência quando é ativada. Para reclamação e alergia, ele não substitui alguém da casa. Já a saudação e a ausência comuns só mandam o texto fixo que você escreveu.

Releia tudo quando a casa mudar

Texto automático envelhece calado. Releia saudação, ausência e atalhos sempre que:

• o horário de funcionamento mudar;
• entrar ou sair um serviço, como almoço executivo ou rodízio;
• o link do cardápio ou o telefone fixo trocar;
• a casa fechar para reforma ou folga.

Uma boa hora para isso é quando você atualiza a bio do Instagram do restaurante, porque as duas informações costumam mudar juntas.

Dúvidas sobre as mensagens automáticas do restaurante

A ausência do pico atrapalha quem quer pedir para viagem?

Pode atrapalhar, se o texto só falar de mesa. Quando o salão também atende pedido para viagem pelo WhatsApp, diga na ausência para onde ligar ou a que horas alguém lê.

Quem da equipe pode usar as respostas rápidas?

Quem estiver com o celular do restaurante. Combine os atalhos com a equipe do salão e revise a lista quando o cardápio mudar.

Dá para usar a ausência só durante o pico do jantar?

Sim, com o modo de horário programado. Fora desse intervalo, a conversa volta ao normal.