Lista de clientes em contador e escritório contábil: como juntar contatos com consentimento e usar sem incomodar

O contador guarda telefone de cliente em todo canto: na ficha da abertura de empresa, na planilha do fechamento mensal, no grupo do WhatsApp com o MEI que sempre manda nota atrasada, no e-mail do sócio que só aparece na época da declaração. Tudo isso foi entregue para o escritório trabalhar. Entender como a regra trata um escritório do seu tamanho deixa claro o que dá para aproveitar dessa carteira e o que precisa de um pedido antes.

O que muda para um escritório pequeno, segundo a ANPD

A ANPD tem um regulamento da LGPD para agentes de tratamento de pequeno porte. Pelo texto, entram microempresas e empresas de pequeno porte, incluído o microempreendedor individual, além de startups e pessoas naturais que tratam dados como controlador ou operador. Para esses agentes, o regulamento diz:

• não são obrigados a indicar encarregado, mas devem disponibilizar um canal de comunicação com o titular dos dados;
• podem manter o registro das operações de forma simplificada e ter uma política de segurança simplificada;
• têm prazo em dobro em alguns casos.

O mesmo regulamento afirma que a dispensa não isenta do restante da LGPD, inclusive bases legais, princípios e direitos dos titulares. E exclui do tratamento diferenciado quem faz tratamento de alto risco, quem passa do limite de receita da Lei Complementar 123 ou pertence a grupo econômico acima dele. Antes de tratar o escritório como pequeno porte, leve a receita e o tipo de dado que vocês guardam para quem orienta o negócio confirmar o enquadramento.

Pela definição da ANPD, o controlador é quem toma as principais decisões sobre o tratamento e responde pelos direitos dos titulares; ao decidir mandar informativo à carteira, o escritório ocupa esse lugar. O canal com o titular pode ser um e-mail no rodapé de toda divulgação, com alguém encarregado de ler.

Para que cada contato foi dado

O art. 6º da LGPD traz, entre outros, o princípio da finalidade (propósitos específicos, explícitos e informados ao titular, sem uso posterior incompatível) e o da necessidade (o mínimo necessário, com dados pertinentes e não excessivos). A consequência prática é que o celular informado na abertura da empresa veio com um propósito, e usar esse número para divulgação é um propósito novo, que pede uma conversa antes.

Apague o que não usa, como o telefone do antigo sócio.

Pedir o sim por escrito, separado do contrato

O art. 8º da LGPD diz que o consentimento deve ser dado por escrito ou por outro meio que demonstre a vontade do titular, que cabe ao controlador provar que o obteve, que deve se referir a finalidades determinadas (autorização genérica é nula) e que pode ser revogado a qualquer momento, por procedimento gratuito e facilitado. A lei lista outras bases além do consentimento, como execução de contrato e legítimo interesse, mas não diz qual vale para mandar divulgação; essa decisão é para quem orienta o seu negócio.

Uma forma de pedir, numa linha própria do cadastro ou numa mensagem avulsa:

O escritório [nome] envia, [frequência], um informativo com mudanças de obrigação, prazos do mês e convites para conversas abertas. Você aceita receber por [WhatsApp/e-mail]? Pode cancelar quando quiser respondendo “sair”.

Guarde a resposta com data, junto da ficha. Se o cliente aceitou só e-mail, ele não entra na lista de WhatsApp.

O WhatsApp do escritório e o pedido de parar

O número que o MEI passou para receber a guia não vira, por si só, número de informativo. Pela política do WhatsApp Business, a empresa só fala com quem lhe deu o número e aceitou mensagens dela, e o jeito de colher esse aceite, assim como o cumprimento da lei, fica por conta do escritório. O pedido para sair também conta quando chega por fora do aplicativo, num telefonema ou no balcão: a política manda atendê-lo e tirar a pessoa da lista.

Tire o contato da lista de divulgação no mesmo dia e responda curto:

Entendi, [Nome]: sem informativo daqui em diante. Guias e pedidos de documento do fechamento seguem por este mesmo canal.

Por e-mail, a Ajuda do Gmail orienta enviar só a quem quer receber e oferecer sempre um jeito fácil de cancelar.

Onde a lista fica guardada e quem abre

O art. 46 da LGPD diz que os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas, para proteger os dados de acessos não autorizados e de situações de perda, alteração ou destruição. A ANPD, numa página voltada ao cidadão, recomenda cópia de segurança, senhas fortes, verificação em duas etapas, inclusive em aplicativos de mensagens, e desconfiar de links recebidos por mensagem. Nada impede o escritório de seguir os mesmos cuidados:

1. Ative a verificação em duas etapas no WhatsApp do escritório.
2. Deixe a planilha da lista num lugar com senha, sem cópia solta no computador da recepção.
3. Combine quem pode exportar a lista e anote quando isso acontece.

Para o convite do informativo nos posts, as chamadas para ação para contador e escritório contábil ajudam, e dá para levar seguidores do Instagram para o WhatsApp pedindo autorização desde o primeiro contato. Antes de divulgar serviços, confirme também as regras de publicidade do CRC.

Dúvidas sobre lista de clientes no escritório contábil

O MEI pediu para sair do informativo; apago o contato do cadastro também?

O art. 18 da LGPD prevê a eliminação dos dados tratados com consentimento, salvo exceções da lei. O contato usado para prestar o serviço contábil é outra conversa; confira com quem orienta o seu negócio.

O grupo de WhatsApp de um cliente MEI pode receber o convite da palestra?

Só se essa pessoa aceitou receber divulgação do escritório. Peça o aceite numa mensagem separada, fora do grupo, e guarde a resposta junto da ficha.

Preciso indicar um encarregado de dados?

Pelo regulamento da ANPD, agentes de pequeno porte não são obrigados, mas devem ter um canal de comunicação com o titular, salvo as exceções do próprio regulamento.