Cliente indeciso em contador e escritório contábil: como responder quando ele diz que vai pensar

Cuidar do papel, e não só da conversa, faz você deixar de depender da memória do cliente e da sua insistência. Uma proposta clara, um resumo de uma página e uma lista de próximos passos respondem por você enquanto ele compara escritórios, conversa com o sócio ou revê o fluxo de caixa.

A proposta de honorários que se explica sem você

Imagine um dono de pequena loja que acabou de sair do MEI e recebeu duas propostas. As duas trazem um valor mensal; só uma diz o que está incluído. A outra lista “assessoria contábil completa” e deixa o resto para a imaginação. Ele vai pensar, e vai pensar com a proposta que entende.

Uma proposta que resiste ao “vou pensar” responde, por escrito, ao que ele perguntaria se você estivesse do lado:

• o que entra no honorário mensal (fechamento, folha, obrigações acessórias, atendimento por mensagem) e o que é cobrado à parte, como abertura, alteração contratual ou declaração de pessoa física;
• quem do escritório atende e por qual canal;
• o que o escritório precisa receber do cliente a cada mês e até quando, em [prazo];
• o que acontece se os documentos atrasarem;
• a validade da proposta em [prazo], sem pressão.

Não há preço de mercado aqui nem promessa de economia de imposto. A proposta descreve trabalho, e a escolha do enquadramento fica para a análise que você faz depois de conhecer a empresa.

O resumo de uma página depois da reunião

A decisão às vezes passa por outra pessoa: o sócio, o cônjuge, o gerente. Essa pessoa não estava na reunião. Um resumo curto, enviado no mesmo dia, leva sua explicação até ela sem que você precise repeti-la.

O resumo traz o que a empresa contou (atividade, porte, se tem funcionário, o que hoje dá trabalho), o que você entendeu como prioridade e o que propôs. Escrito na linguagem do cliente, sem sigla solta.

[Nome], segue o resumo da nossa conversa para você mostrar a quem for decidir junto. Ficou anotado que a prioridade é organizar a folha dos [número] funcionários e parar de receber guia em cima da hora. A proposta está em anexo; qualquer item que não ficou claro, me aponte que eu explico por escrito.

A lista de documentos como termômetro da dúvida

A lista do que você precisaria para começar (contrato social, acessos, extratos, relação de funcionários) parece burocracia, mas ela mostra ao cliente o tamanho da mudança. Parte do “vou pensar” pode nascer aqui: trocar de contador parece dar trabalho, e ninguém quer reunir papel sem saber se vale a pena.

Ajuda separar a lista em duas partes: o que é preciso na primeira semana e o que pode vir depois, com o escritório anterior. Explique também quem conversa com o contador atual na transição, para o cliente não imaginar que terá de fazer isso sozinho.

Uma pergunta sobre a proposta, não sobre a decisão

Depois de alguns dias, uma pergunta direta sobre o material ajuda mais do que “e então, alguma novidade?”. Pergunte sobre o papel que ele tem nas mãos, uma coisa de cada vez:

[Nome], você teve tempo de olhar a proposta com calma? Se algum item pareceu vago, principalmente a parte do que entra no mensal, me diga qual que eu reescrevo.

Ficou alguma dúvida sobre como seria a troca com o escritório atual? Essa parte costuma levantar perguntas, e prefiro responder antes de você decidir.

Uma pergunta por mensagem: várias juntas soam como formulário.

Proposta, resumo ou lista: onde cada dúvida apareceu

Guarde, num lugar simples, a etapa em que a conversa parou e o que o cliente questionou. Com a repetição, você descobre se o problema está na proposta, no resumo ou na lista.

Esse registro também alimenta seus posts, porque a dúvida que se repete na mesa de reunião costuma ser a de quem ainda nem marcou conversa. Para colocar isso em legenda sem soar como cobrança, as legendas para contador e escritório contábil dão um bom ponto de partida.

A proposta continua de pé

Se, depois da pergunta, o cliente segue sem decidir, deixe a proposta de pé e saia da frente. Nada de “condição especial só esta semana” nem comentário sobre o escritório que ele tem hoje.

[Nome], a proposta continua valendo pelo prazo que combinamos, [prazo]. Se precisar de outra conversa, ou quiser que eu explique algum ponto para o seu sócio, é só me chamar.

O empresário que retorna com a resposta

O cliente que pensou e voltou merece uma recepção organizada, não um “até que enfim”. Retome pelo resumo: confirme o que foi combinado, veja se algo mudou na empresa nesse intervalo e envie a lista da primeira semana. Se a resposta for não, agradeça e pergunte, sem insistir, o que pesou; a resposta entra no seu registro. Antes de transformar qualquer parte disso em post, confira as regras de publicidade do conselho de contabilidade e nunca identifique quem é ou quem quase foi cliente. Para levar a conversa do perfil para um canal mais direto, veja como levar seguidores do Instagram para o WhatsApp.

Dúvidas sobre o “vou pensar” na contabilidade

O empresário quer começar só pela folha e deixar o fiscal com o contador atual. Faço uma proposta parcial?

Se o seu escritório trabalha assim, pode. Escreva na proposta o que fica com cada escritório e quem responde por cada obrigação, para ninguém achar que o outro está cuidando.

Posso mandar a proposta só por mensagem, sem reunião?

Pode, mas junte um resumo do que você entendeu da empresa. Sem ele, a proposta vira uma tabela de valores comparada com outra.

O cliente pediu para pensar até o fechamento do mês. Mando mensagem antes?

Respeite o intervalo que ele pediu. Uma mensagem curta depois disso, perguntando sobre a proposta, é suficiente.

E se o MEI disser que vai pensar porque acha que ainda não precisa de contador?

Explique, sem pressionar, em que situações a empresa costuma precisar de acompanhamento e deixe a conversa aberta para quando o negócio crescer.